چطور مهارت های مایکروسافت آفیس را در رزومه بنویسیم؟
فکر میکنید نوشتن آشنایی با آفیس کافیست؟ اشتباه میکنید! اینجا یاد بگیرید چطور مهارتهای ورد و اکسل را جوری بنویسید که شما را از 90٪ رقبا جدا کند و برگ برنده
نسرین شریفی
نویسنده
شاید فکر کنید همه که کار با آفیس رو بلدن، اما تسلط واقعی روی این ابزارها داستانش فرق میکنه. هنر اصلی اینجاست که چطور این مهارت رو توی رزومه بنویسید تا واقعا به چشم بیاد.
اگر واقعا فوتوفنهای آفیس رو بلدین، یعنی یه برگ برنده بزرگ توی دستتون دارید. چطور این مهارت رو جوری توی رزومه بنویسین که حرفهای به نظر بیاد و هم دقیقا همون چیزی باشه که مدیر استخدام دنبالشه؟
در ادامه خواهید خواند:
- چطوری سطح مهارتمون تو آفیس رو توضیح بدیم؟
- چه مهارتهایی از آفیس رو تو رزومه بیاریم؟
- نحوه نوشتن مهارتهای آفیس توی رزومه
- نکات کلیدی مربوط به مهارتهای آفیس
- جمع بندی
چطوری سطح مهارتمون تو آفیس رو توضیح بدیم؟
مهارتهای مایکروسافت آفیس یعنی توانایی استفادهی موثر و کارآمد از مجموعه نرمافزارهای مایکروسافت توی محیط کاری.
اما سوال اصلی اینجاست: چطور باید این مهارتها رو توی رزومه توضیح بدین که حق مطلب ادا بشه؟
البته یادتون باشه بهترین مهارتها هم توی یه رزومهی غیراصولی و بههمریخته دیده نمیشن! اگه میخواید زحمتتون هدر نره، پیشنهاد میکنم حتما قبلش یه نگاهی به مقاله اصول رزومه نویسی و ترفندهای ساخت رزومه بندازید تا خیالتون راحت بشه.
برای نوشتن توی رزومه، بهتره که سطح دانشتون رو به چند دستهی مشخص تقسیم کنید:
- مقدماتی: یعنی با کارهای اصلی نرمافزار آشنا هستین. مثلا میتونین یه متن رو توی Word تایپ کنید یا یه جدول ساده توی Excel درست کنید.
- مسلط: توی این سطح با ویژگیهای کمی پیشرفتهتر راحت هستین. مثلا کار با ابزارهای فرمتدهی در Word رو بلدید یا میتونید فرمولهای پایه رو توی Excel بنویسید.
- متوسط: میتونید با اطمینان و اعتمادبهنفس از بیشتر قابلیتهای نرمافزار استفاده کنین. مثلا ساختن اسناد پیچیده توی Word یا استفاده از امکاناتی مثل پیوت تیبل (Pivot Table) توی Excel براتون کار سختی نیست.
- پیشرفته: شما یه کاربر خبره هستین که میتونه از تمام ویژگیهای نرمافزار بهره ببره. کارهایی مثل استفاده از ماکروها توی Excel یا طراحی ارائههای پیچیده و حرفهای توی PowerPoint توی این دسته قرار میگیره.
چه مهارتهایی از آفیس رو تو رزومه بیاریم؟
ببینید نوشتن خشک و خالی تسلط بر آفیس توی رزومه دیگه قدیمی شده. آفیس یه دریاست! وقتی میگید آفیس بلدم، کارفرما دقیقا نمیدونه منظورتون چیه؛ فقط تایپ کردن بلدید یا میتونید ته و توی دادهها رو با اکسل در بیارید؟
پس بیاید ببینیم برای هر کدوم از این برنامهها چی بنویسیم که رزومهتون حسابی به چشم بیاد و نشون بده کار بلدید.
مایکروسافت ورد (Microsoft Word)
وقتی حرف از نوشتن و نامه زدن و گزارش دادن میشه، ورد همه کارهست. ولی به جای اینکه فقط بنویسید Microsoft Word، بیاید به اینا اشاره کنید تا معلوم شه حرفهای هستید.
- قالببندی و خوشگلسازی متنها
- کار با تمپلیتهای آماده
- Mail Merge این خیلی مهمه یعنی یه دکمه واسه صد نفر نامه اختصاصی بزنید.
- کار با Track Changes برای وقتایی که متنی رو اصلاح میکنید و میخواید ردپا بمونه.
- کشیدن جدول و نمودار تروتمیز داخل خود ورد
- Insert کردن عکس و چیدمان درستش کنار متن
مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel)
اگه سروکارتون با عدد و رقمه، اکسل عصای دستتونه. مدیرها عاشق کسایی هستن که اکسل رو خوب بلدن. اگه این کارهاید، حتما اینا رو بنویسید:
- فرمول نویسی
- Pivot Tables
- تحلیل دادهها
- رسم نمودارهای قشنگ و گویا برای گزارشهای مدیریتی
- قالببندی شرطی
- کار با دادههای زیاد
مایکروسافت پاورپوینت (Microsoft PowerPoint)
پاورپوینت یعنی ویترین کار شما. اگه قراره توی جلسه حرف بزنید یا ایده بدید، باید کار با این رو فوت آب باشید. چیزایی که باید بنویسید:
- طراحی اسلایدهای جذاب
- استفاده از تمهای شیک و رسمی
- انیمیشنها و ترنزیشنهای نرم و به جا
- گذاشتن فیلم و صدا توی اسلاید بدون دردسر
- کار با نمای ارائه
مایکروسافت اوتلوک (Microsoft Outlook)
توی شرکتهای درستوحسابی، ایمیل یعنی همهچیز؛ بدون اوتلوک عملا ارتباطات فلج میشه. اگه اینا رو بلدید، حتما بنویسید:
- مدیریت درست ایمیلها
- تنظیم تقویم و ست کردن جلسات
- مدیریت تسکها و کارهای روزانه
- دستهبندی مخاطبین
- فیلترگذاری
مایکروسافت تیمز (Teams)
الان که دورکاری مد شده، همه شرکتها دنبال این مهارتن؛ پس بلد بودن این نرمافزار یه پوئن مثبت محسوب میشه.
- مدیریت جلسات آنلاین و تصویری
- اشتراکگذاری فایل و کار گروهی همزمان
مایکروسافت اکسس (Access)
- ساخت دیتابیسهای جمعوجور اداری
- گزارشگیری سریع از اطلاعات مشتریها یا کالاها
نحوه نوشتن مهارتهای آفیس توی رزومه
اینکه فقط بنویسی آفیس بلدم کافی نیست. برای اینکه رزومهت رد نشه، این چهار تا کار رو انجام بده:
1. آگهی استخدام رو کالبدشکافی کن!
اول ببین کارفرما دقیقا چی خواسته. اگه نوشته مسلط به اکسل و گزارشگیری، دقیقا همین کلمات رو بردار و بذار توی رزومهت. این یعنی رزومهت رو شخصیسازی کردی.
2. یه بخش اختصاصی برای مهارتها بساز
یه قسمت جدا به اسم مهارتها درست کن. سطح خودت رو هم صادقانه بنویس.
نکته طلایی: دور نمودار درصدی و ستاره خط بکش. سیستمهای بررسی رزومه این شکلکها رو نمیخونن. سطح مهارتت رو متنی بنویس.
3. مهارتهات رو توی کل رزومه پخش کن
فقط به بخش مهارتها بسنده نکن. توی بخش خلاصه رزومه یا سوابق تحصیلی هم اشاره کن که فلان دوره آفیس رو گذروندی یا مدرک داری.
4. توی کاور لتر قصه بگو، نه لیست!
توی کاور لتر دیگه لیست نکن. مثال واقعی بزن. مثلا بگو: با یه فرمول اکسل کاری کردم که گزارشگیری تیممون 5 ساعت زودتر تموم شد. اینجاست که باید نشون بدی مهارتت چه گرهای از کار باز میکنه.
راستی اگه دقیق نمیدونید این نامه چیه و چه تاثیری داره، پیشنهاد میکنم حتما مقاله کاور لتر چیست رو بخونید تا همه چی براتون روشن شه.
نکات کلیدی مربوط به مهارتهای آفیس
خب؛ بیاید یک جمعبندی سریع بکنیم تا مطمئن بشید رزومهتون آمادهی ارساله. این 5 تا نکته رو همیشه گوشه ذهنتون داشته باشید.
- کلیگویی ممنوع؛ دقیق باشید: به جای اینکه کلی بنویسید آفیس بلدم، شفاف و روشن بگویید که دقیقا توی ورد، اکسل، پاورپوینت یا اوتلوک چه کارهایی از دستتون برمیاد.
- رزومه رو مثل کتوشلوار شخصیسازی کنید: آگهی استخدام رو جلوی خودتون بذارید و ببینید کارفرما دنبال چه کلماتیه. همون کلمات کلیدی رو بردارید و توی رزومهتون استفاده کنید تا هم کارفرما خوشش بیاد، هم سیستمهای هوشمند رزومهتون رو تایید کنن.
- با خودتون روراست باشید: سطح مهارتتون رو خیلی ساده و متنی بنویسید: مقدماتی، متوسط، مسلط یا پیشرفته. این یعنی حرفهای هستید و جای ابهام باقی نمیذارید.
- مهارتها رو حبس نکنید: فقط به بخش مهارتها بسنده نکنید. توی بخش خلاصه رزومه و سوابق کاری هم نشون بدید که این مهارتها کجا به کارتون اومده و چه گرهای باز کرده.
- با رباتها دوست باشید: وقتی رزومه رو آنلاین میفرستید، یادتون باشه که نمودارهای گرافیکی و درصدی برای کامپیوترها ناخواناست. سطح مهارت رو متنی بنویسید تا زحماتتون به خاطر یه جدول گرافیکی هدر نره.
جمع بندی
خلاصه اینکه مهارتهای آفیس رو اصلا دست کم نگیرین. این روزها بلد بودن آفیس یه ضرورته، اما درست نوشتن اونه که شما رو از بقیه متمایز میکنه.
تفاوت یه رزومه معمولی با یه رزومه برنده، دقیقا توی همین جزئیاته. اگه میخواید خیالتون از بابت چیدمان درست این مهارتها راحت باشه، میتونید کار رو بسپرید به کارلی که همهی این اصول رو توش رعایت کرده.
پس به جای کلیگویی، دقیق و شفاف به کارفرما نشون بدین که چطور میتونین با این ابزارها باری از روی دوش شرکت بردارید؛ مطمئن باشید تاثیرش رو میبینید.